Rekisteriseloste

1 REKISTERINPITÄJÄ

Vetrea Terveys Oy
Microkatu 1 M
70200 KUOPIO
Puhelin: 020 775 1360

Vetrea Terveys Oy:n konserniin kuuluvat myös seuraavat tytäryhtiöt:

Hoivakymppi Oy
Neuron Oy
Kiinteistö Oy Kotkan Hoivatalo

2 YHTEYSHENKILÖ REKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA

Vetrea konsernin tietosuojapäällikkö Minna Okkonen.
Microkatu 1 M, 70200 Kuopio.

3 TIETOSUOJAVASTAAVAT

Jokaiseen Vetrea konsernin toimipaikkaan on nimetty oma tietosuojavastaava.

4 REKISTERIN NIMI

Asiakasrekisteri, joka sisältää sekä sosiaalihuollon että terveydenhuollon asiakasrekisterit.

5 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA OIKEUSPERUSTE

Järjestelmässä olevia asiakkaan tietoja käytetään asiakkaan sosiaalihuollon ja/tai terveydenhuollon palveluiden suunnitteluun, toteutukseen, seurantaan ja arviointiin sekä laskuttamiseen. Järjestelmän tietoja käytetään palveluiden tuottamiseen ja laskuttamiseen sekä tilastoinnin hoitamiseen. Lisäksi tietoja käytetään palveluiden laskutukseen ja raportointiin, asiakkaiden oikeuksien ja etuuksien varmistamiseen, työntekijöidemme oikeuksien ja etuuksien varmistamiseen sekä turvallisuutta tai hoivaprosessia vaarantavien tilanteiden ennaltaehkäisemiseen ja selvittämiseen.

Henkilötietoja kerätään tämän tietosuojaselosteen mukaisesti eikä niitä missään tilanteessa käytetä, muuteta tai siirretä eri tavalla kuin tässä tietosuojaselosteessa on mainittu.

Henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn tai rekisteröidyn kunnan välisen sopimuksen täytäntöön panemiseen tai sopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseen rekisteröidyn pyynnöstä.

Lisäksi henkilötietoja käsitellään tietosuojaa koskevan kansallisen ja EU-lainsäädännön ohella sosiaalihuollon järjestämiä, sosiaali- ja terveydenhuollon henkilöstöä sekä sosiaali- ja terveydenhuollon asiakirjoja koskevan lainsäädännön asettamien vaatimusten mukaisesti. Asiakasasiakirjoihin merkitään sosiaalihuollon järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen ja seurannan edellyttämät tarpeelliset tiedot.

6 REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Rekisteriin sisältyvät muun muassa seuraavat ohjelmat, joissa käsitellään asiakkaiden henkilötietoja:

Basware
Custo Cardio
ErgoPro
Good Balance
Hilkka
Kuntomaster
Libreview
M2
Mepco
Phsyiotools
Rai
Ravatar
RehabFim
Sonet Premium
Intrum web
Vivago Vista

Rekisteröityjä ovat henkilöt, joilla on rekisterinpitäjään asiakas- tai hoitosuhde ja toisaalta henkilöt, joilla on ollut rekisterinpitäjään asiakas- tai hoitosuhde ja joiden tietoja säilytetään lainsäädännön (kuten asiakkaan asemasta ja oikeuksista annetun lain, terveydenhuollon ammattilaisista annetun lain ja kirjanpitolain) velvoitteiden täyttämiseksi.

Lisäksi edunvalvonnan piirissä olevien asiakkaiden osalta rekisteri sisältää edunvalvojan perustiedot, kuten nimen sekä yhteystiedot, kuten osoitteen, puhelinnumeron, sähköpostiosoitteen ja muut edunvalvojan ilmoittamat yhteystiedot.

Lisäksi rekisteri sisältää tietoja asiakkaan hoidon järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen ja seurannan turvaamiseksi, välttämättömät terveydentilatiedot, laboratorio-, kuvantamis- ja muut tutkimustiedot , hoitoa, tutkimuksia ja asumista koskevat laskutustiedot, vakuutukseen liittyvät tiedot, kuten vakuutusnumero, asiakkaan nimeämän yhteyshenkilön tiedot, kuten nimi ja yhteystiedot merkinnän tekijän nimi, asema ja ajankohta, saapuneiden asiakirjojen saapumisajankohta ja lähde, sopimustiedot.

Rekisteri pitää sisällään Vetrea Terveys Oy:n asiakkaiden henkilötietoja, joita ovat: etunimi, sukunimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, kotikunta, lähiomainen, lähiomaisen yhteystiedot ja maksaja sekä asiakkaiden ja sidosryhmien itse Vetrea Terveys Oy:lle tiedoksi antamaa tietoa. Lisäksi rekisteri sisältää hoidon järjestämisessä ja toteuttamisessa käytettäviä, laadittuja tai saapuneita asiakirjoja taikka teknisiä tallenteita, jotka sisältävät potilaan terveydentilaa koskevia tai muita henkilökohtaisia tietoja.

7 TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET

Vetrea Terveys Oy ei luovuta alla tässä kohdissa mainittuja poikkeuksia lukuun ottamatta hallussa olevia tietoja kolmansille osapuolille tai automaattisesti muille Vetrea Terveys Oy:n kumppaneille. Vetrea Terveys Oy luovuttaa yksittäistapauksessa asiakkaan tiedot osoitetulle osapuolelle, jos asianomainen pyytää Vetrea Terveys Oy:tä toimimaan edellä mainitulla tavalla tai jos lainsäädäntöön perustuen lainvoimainen viranomainen vaatii Vetrea Terveys Oy:tä luovuttamaan erikseen yksilöidyn tiedon Vetrea Terveys Oy:n hallussa olevasta tietokannasta.

Rekisterinpitäjä luovuttaa henkilötietoja lainsallimissa rajoissa sekä lakien vaatimuksesta seuraaville toimijoille:

KELA
Kanta-rekisteri
Terveydenhuollon viranomaiset, kuten THL, AVI ja Valvira
Perintäyhtiöille, maksamattomien laskujen perinnän osalta
Kunta tai kaupunki, kun palvelua tuotetaan kunnalle tai kaupungille
Vakuutusyhtiöt, ainoastaan kun henkilön hoitoon liittyvät kulut katetaan vakuutuksella ja henkilö on esittänyt tahdonilmaisun siirtää tietonsa vakuutusyhtiölle

8 TIETOJEN SIIRTÄMINEN EU- TAI ETA-ALUEEN ULKOPUOLELLE

Vetrea Terveys Oy ei siirrä tai luovuta henkilötietoja Euroopan unionin tai ETA-alueen ulkopuolelle ilman oikeudellisia perusteita.

9 REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Vetrea Terveys Oy suojaa tässä tietosuojaselosteessa mainitut asiakasrekisterit perustuen riskiarvioinnissa saatuun tulokseen vaaditusta turvallisuustasosta. Tietosuojavastaavat osallistuvat riskien arviointiprosessiin ja antavat puolueettoman lausunnon lopullisesta päätöksestä tietojen suojaamisen osalta, jota Vetrea Terveys Oy noudattaa. Vetrea Terveys Oy ottaa huomioon henkilörekisterin suojauksessa teknisen turvallisuuden ja hallinnolliset sekä tietotekniset vaatimukset.

Tilat, joissa käsitellään henkilötietoja, on suojattu asianmukaisella rakenteellisella suojauksella ja murtohälytysjärjestelmillä sekä riittävällä valvonnalla. Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa säilytystiloissa. Asiakirjat tai tallenteet säilytetään lukituissa tiloissa, joihin ulkopuolisten pääsy on kokonaan kielletty. Vain erikseen nimetyt henkilöt pääsevät tietoihin käsiksi.

Tietojenkäsittelyvälineille tallennetut tiedot säilytetään järjestelmissä, jotka on suojattu palomuureilla, salasanoilla ja muilla teknisillä keinoilla. Rekisterinpitäjä rajoittaa henkilötietoja sisältävien järjestelmien käyttöoikeuksia ja valvoo niiden käyttöä. Tietoja käsittelevät ovat sitoutuneet salassapitovelvoitteeseen. Tiedot hävitetään tietoturvaohjeen mukaisesti.

10 TARKASTUSOIKEUS

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Lisäksi hänellä on riittävän tarkan ja yksilöidyn tarkastuspyynnön tehtyään oikeus saada tietoonsa itseään koskevat ja tallenteiden sisältämät tiedot. Ennen tarkastusta asiakkaan henkilöllisyys varmistetaan. Tarkastuspyyntö tulee osoittaa kirjallisesti ja allekirjoitettuna kyseiseen toimipaikkaan tietosuojavastaavalle.

11 OIKEUS VAATIA TIEDON KORJAAMISTA JA POISTAMISTA

Rekisterinpitäjän on korjattava asianomaisen osoittama virheellinen tieto henkilötietorekisterissä. Rekisterinpitäjällä on myös omatoimisen toiminnan kautta velvoite tarkastaa tietojen asiallisuus ja ajantasaisuus rekisterissä. Rekisteröity voi myös vaatia rekisterinpitäjää poistamaan itseään koskevat tiedot rekisteristä. Tietosuojavastaava johtaa toimenpiteen käsittelyä.

12 MUUT HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT OIKEUDET

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

13 TIETOJEN POISTAMINEN JA SÄILYTYSAIKA

Rekisterinpitäjä noudattaa tietojen säilyttämisessä lakisääteisiä velvoitteita. Vetrea Terveys Oy säilyttää potilasasiakirjoja voimassa olevassa lainsäädännössä määritellyllä tavalla. Tiedot tuhotaan ylikirjoittamalla, kun tietojen käsittelylle tai säilyttämiselle ei ole enää perustetta. Tietoja ei kuitenkaan poisteta, jos laissa määrätään eri tavalla tai toimivaltainen viranomainen on käynnistänyt prosessin, joka edellyttää Vetrea Terveys Oy:tä säilyttämään tietoja.

14 TIETOSUOJASELOSTEEN HYVÄKSYNTÄ

Tietosuojaseloste on hyväksytty jatkuvana ja tarkastettu 24.05.2018.
Tietosuojaseloste on päivitetty 11.11.2021.